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ACE invoice2xml

Lösung zur Erzeugung von elektronischen Ausgangsrechnungen in Unit4
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Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung erwarten zunehmend mehr Kunden, dass Rechnungen in elektronischer Form bereitgestellt werden. Öffentliche Auftraggeber aus Bund und Land sind bereits gesetzlich dazu verpflichtet, andere Unternehmen setzen auf die E-Rechnung, um ihre Prozesse zu vereinfachen.

Lieferanten müssen dafür Sorge tragen, dass ihre Rechnungen elektronisch verfügbar gemacht werden können. Mangels Systemunterstützung sind damit häufig sehr viel Aufwand und Redundanzen verbunden – Rechnungen werden nicht selten in den Portalen des Kunden manuell erfasst.

Ausgangsrechnungslösung

ACE invoice2xml

ACE invoice2xml ist eine Lösung zur Erstellung von E-Rechnungen – automatisiert und komfortabel in Ihrem Unit4 ERP System.

So erstellen Sie ZUGFeRD-konforme Rechnungen in Unit4 ERP

Für den Nutzer ändert sich hinsichtlich der Rechnungsstellung in Unit4 ERP nichts. Der Nutzer stößt die Fakturaprozesse im Projekt oder Auftragsmodul wie gehabt an und die invoice2xml Lösung sorgt im Hintergrund dafür, dass die Rechnung in dem für den jeweiligen Kunden relevanten Format erstellt wird. Für die Profile „Comfort“ und „Extended“ wird ein PDF/A Dokument erzeugt, in das das entsprechende xml eingebettet wird. Für die XRechnung wird ein reines xml-Dokument erstellt. Die Ablage der E-Rechnung erfolgt automatisch im Dokumentenarchiv zu dem jeweiligen Vorgang – beispielsweise dem Projekt. Je nach Vereinbarung mit dem Kunden kann das Rechnungsdokument versendet oder im Kundenportal hochgeladen werden.

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ACE invoice2xml

Die Vorteile der E-Rechnungsstandards im Überblick

Mit dem elektronischen Rechnungsaustausch (ZUGFeRD und XRechnung) werden langsame und fehleranfällige Übertragungs- und Verarbeitungsprozesse durch ein präzises und sicheres, elektronisches Verfahren ersetzt.

Zeitersparnis

Wegfall manueller Arbeitsschritte

Direkte Verfügbarkeit

Schnelles Finden abgelegter Rechnungen (am Beleg)

Reduzierung von Kosten

Kosten durch zusätzliche manuelle Eingaben und auch für beispielsweise Porto, Papier, Druckertinte/Toner

Digitale Belegübergabe

Fehleingaben auf Seiten Ihrer Kunden werden durch die elektronische Übernahme der Rechnungsdaten vermieden.

Die damit einhergehende Beschleunigung von Freigabeprozessen sowie Verbuchung und letztendlich Zahlung der Rechnung sorgt für positive Effekte auf Ihre Liquidität.

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FAQ

Was ist eine elektronische Rechnung?
Gemäß der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. Bloße Bilddateien oder einfache PDF-Dokumente genügen den europarechtlichen Anforderungen nicht.

In der EU-Norm EN 16931 wurden EU-weit geltende Anforderungen an E-Rechnungenfestgelegt. E-Rechnungen funktionieren mit XML-basierten Syntaxen.

Nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes sind Lieferanten und Dienstleister eines öffentlichen Auftraggebers verpflichtet, ab dem 27. November 2020 ihre Rechnung elektronisch einzureichen.

Derzeit sind zwei Formate, xRechnung und ZUGFeRD verfügbar, die dieser Norm entsprechen.

 Quelle: https://www.e-rechnung-bund.de/

Was ist die XRechnung?
XRechnung wird als der nationale Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland gesehen. Die europäische Standardisierungsinstitution CEN hat Ende Mai 2017 die Normierung des einheitlichen europäischen Rechnungsformates abgeschlossen, woraus das Datenmodell XRechnung von der Koordinierungsstelle für IT-Standards erarbeitet und im Juni 2017 vom IT-Planungsrat veröffentlicht wurde.

Die XRechnung ist technologieneutral, vollständig dokumentiert und steht kostenfrei zur Verfügung. So kann sie von allen genutzt und von IT-Dienstleistern problemlos in ihre Lösungen integriert werden. Der große Vorteil der XRechnung ist die klare Governance, d. h. es ist festgelegt, wer das Datenformat pflegt, wie neue Versionen veröffentlicht werden etc. Die XRechnung ist dadurch zukunftssicher.

Quelle: https://www.ferd-net.de

Wofür steht die Abkürzung "ZUGFeRD"?
ZUGFeRD steht als Kurzform für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format für den elektronischen Rechnungsaustausch ZUGFeRD soll künftig bundesweit die bestehenden EDI-Standards ergänzen und papierbasierte Prozesse ablösen.

Quelle: https://www.ferd-net.de

Was ist "ZUGFeRD"?
ZUGFeRD als Format für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern ermöglicht den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und -empfänger. ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig zu übermitteln. Durch PDF/A-3 wird die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung erfüllt und die empfangenen strukturierten Daten können ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Quelle: https://www.ferd-net.de

Was ist ZUGFeRD 2.1?
Die Version ZUGFeRD 2.1. wurde am 24. März 2020 veröffentlicht.

Auch private Unternehmen schreiben ihren Kreditoren immer häufiger die elektronische Rechnungserstellung vor und setzen dabei branchenspezifische Vorgaben, die sich mit den meisten Profilen von ZUGFeRD abdecken lassen.

Das Format ist zu 100% EU-Norm-16931-konform und macht die Rechnungsverarbeitung durch die Darstellung im PDF-Format für den Menschen und vor allem für die Wirtschaftsprüfer lesbar.

Am 01. Juli 2020 wurde ZUGFeRD 2.1.1 released. Das Format ist, wie auch schon ZUGFeRD 2.1, zu 100% EU-Norm-16931-konform und eignet sich durch ein neues Profil auch zur Erstellung von XRechnungen (dem E-Invoicing-Format für Behörden).

Quelle: https://www.ferd-net.de

Was ist der Unterschied zw. ZUGFeRD 2.1 und der XRechnung?
Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.1 basiert ebenso wie die XRechnung auf der Norm EN 16931. Das ZUGFeRD 2.1 Profil EN 16931 nimmt alle Anforderungen der EN 16931 in sich auf. Die XRechnung definiert auf nationaler Ebene zusätzlich zu den Anforderungen der EN 16931 noch 21 nationale Geschäftsregeln. Die XRechnung erfüllt die spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung. ZUGFeRD wurde speziell nach den Bedürfnissen der Wirtschaft entwickelt und nimmt mit der Veröffentlichung von ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRechnung auch die spezifischen Anforderungen der Verwaltung in sich auf.

Quelle: https://www.ferd-net.de

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