In Zeiten der Digitalisierung stehen Unternehmen vor großen Herausforderungen. An erster Stelle stehen zumeist die Vereinfachung und Automatisierung von Faktura- bzw. Arbeitsprozessen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Unternehmensprozesse mithilfe einer E-Rechnungs-Lösung optimieren können und welche Vorteile die Nutzung von E-Rechnungen im Fakturaprozess mit sich bringen.
ZUGFeRD, XRechnung, E-Rechnungen – am Ende ist meist das Gleiche gemeint: die genormte Übermittlung einer Rechnung in einem digitalen Format – ZUGFeRD als PDF mit XML integriert, XRechnung direkt als XML. Die elektronische Rechnung gewinnt nicht nur in Deutschland, sondern auch EU-weit immer mehr an Bedeutung. Öffentliche Auftraggeber aus Bund und Land sind gesetzlich bereits dazu verpflichtet, Rechnungen als elektronische Rechnung zu empfangen.
E-Rechnungen – Aktuelle Praxis
Derzeit gibt es mit dem Erstellen und Versenden von E-Rechnungen noch diverse Verfahrensweisen. Diese sind keineswegs einheitlich und werden von den Auftraggebern auch unterschiedlich gelebt.
- Manuelle Eingabe der Daten und Erzeugung von E-Rechnungen mit Online-Tools und Versand per E-Mail.
- Lösungen, mit denen aus den Daten auf dem Rechnungsdokument eine E-Rechnung erzeugt wird.
- Manuelle Eingabe der Rechnungsdaten in einem Kunden-Rechnungsportal und Hochladen von Rechnungsdokumenten.
- Zur Prüfung und Freigabe von XRechnungen werden vom Verantwortlichen beim Kunden zusätzliche Dokumente gefordert u.a. auch das bisherige Rechnungsdokument.
Aus den daraus entstehenden Bearbeitungsaufwänden ergeben sich noch keine Erleichterungen und Vereinfachungen bei der Rechnungsstellung und –verarbeitung.
E-Rechnungen – Grundlagen
Aber welche Anforderungen gibt es?
- Gemäß der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. Bilddateien oder einfache PDF-Dokumente genügen den europarechtlichen Anforderungen nicht.
- In der EU-Norm EN 16931 wurden EU-weit geltende Anforderungen an E-Rechnungen festgelegt. E-Rechnungen funktionieren mit XML-basierten Syntaxen.
- Nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes sind Lieferanten und Dienstleister eines öffentlichen Auftraggebers verpflichtet, ab dem 27. November 2020 ihre Rechnung elektronisch einzureichen.
- Derzeit sind zwei Formate XRechnung und ZUGFeRD verfügbar, die dieser Norm entsprechen.
Quelle: Bundesministerium des Innern und für Heimat – https://www.e-rechnung-bund.de/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung
Was bedeutet nun XRechnung und ZUGFeRD genau und wie unterscheiden Sie sich?
XRechnung wird als der nationale Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland gesehen. Die europäische Standardisierungsinstitution CEN hat Ende Mai 2017 die Normierung des einheitlichen europäischen Rechnungsformates abgeschlossen, woraus das Datenmodell XRechnung von der Koordinierungsstelle für IT-Standards erarbeitet und im Juni 2017 vom IT-Planungsrat veröffentlicht wurde.
Die XRechnung ist technologieneutral, vollständig dokumentiert und steht kostenfrei zur Verfügung. So kann sie von allen genutzt und von IT-Dienstleistern problemlos in ihre Lösungen integriert werden. Der große Vorteil der XRechnung ist die klare Steuerung, d.h. es ist festgelegt, wer das Datenformat pflegt, wie neue Versionen veröffentlicht werden etc. Die XRechnung ist dadurch zukunftssicher.
ZUGFeRD als Format für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern ermöglicht den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und -empfänger. ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig zu übermitteln. Durch PDF/A-3 wird die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung erfüllt und die empfangenen strukturierten Daten können ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden. ZUGFeRD entspricht allen Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung. Das bedeutet für Sie, dass ein Rechnungsaustausch auch grenzüberschreitend erfolgen kann.
Der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung liegt in der Sichtbarkeit der Dokumente. Eine XRechnung wird im XML-Format erzeugt. Dabei handelt es sich im Gegensatz zum ZUGFeRD um keine PDF; sie ist also nicht lesbar. Dennoch sind beide Formate gleichwertig und ermöglichen das automatisierte Einlesen und Verarbeiten der Rechnung.
Quelle: Bundesministerium des Innern und für Heimat – https://www.e-rechnung-bund.de/
Unsere E-Rechnungslösung in Unit4 ERP berücksichtigt beide Formate. Sowohl der Export als auch der Import beider Formate ist so möglich und wird mit nur einem Klick ausgeführt.
XRechnung & ZUGFeRD – Vorteile: Lohnt sich der Umstieg?
Mit dem elektronischen Rechnungsaustausch (ZUGFeRD und XRechnung) werden langsame und fehleranfällige Übertragungs- und Verarbeitungsprozesse durch ein präzises und sicheres, elektronisches Verfahren ersetzt.
- Nahtlos integriert in Ihr Unit4 ERP: Keine Systembrüche, direkte Verknüpfung mit den entsprechenden Unit4-Belegen. Die erzeugten E-Rechnungsformate werden im Dokumentenarchiv zum Projekt/Kunden gespeichert.
- Keine weitere Zusatzsoftware nötig
- Durch Verzicht auf Papierrechnungen sparen Sie Kosten für Papier, Druck und Versand
- Gesetzliche Anforderungen werden erfüllt
- PDF/A-Datei ist langzeitarchivierbar
- Optimale Ergänzung zum elektronischen Datenaustausch via EDIFACT, VDA etc.
- Mehr Sicherheit durch standardisiertes Rechnungsformat
- Automatisierte Prozesse reduzieren die Fehlerquote
- Einfache Skalierbarkeit bei sich ändernden Anforderungen
So erstellen Sie ZUGFeRD-konforme Rechnungen in ACE invoice2xml
ACE hat mit invoice2xml eine Lösung geschaffen, die dafür sorgt, dass die Erstellung der E-Rechnung in Ihrem Unit4 ERP System automatisiert und komfortabel erfolgt. Für den Nutzer ändert sich hinsichtlich der Rechnungsstellung in Unit4 ERP nichts. Der Nutzer stößt die Fakturaprozesse im Projekt oder Auftragsmodul wie gehabt an und die invoice2xml Lösung sorgt im Hintergrund dafür, dass die Rechnung in dem für den jeweiligen Kunden relevanten Format erstellt wird. Für die ZUGFeRD Profile „Comfort“ und „Extended“ wird ein PDF/A Dokument erzeugt, in das das entsprechende xml eingebettet wird. Für die XRechnung wird ein reines xml Dokument erstellt. Die Ablage der E-Rechnung erfolgt automatisch im Dokumentenarchiv zu dem jeweiligen Vorgang – beispielsweise dem Projekt. Je nach Vereinbarung mit dem Kunden kann das Rechnungsdokument versendet oder im Kundenportal hochgeladen werden.
Fazit
Wer elektronische Rechnungen nach XRechnung & ZUGFeRD-Standard nutzt, kann Prozesse optimieren sowie Zeit und Kosten einsparen. Zusätzliche Vorteile ergeben sich insbesondere durch die medienbruchfreie Verarbeitung, schnellere Durchlaufzeiten und nicht zuletzt auch die positiven Effekte auf die Nachhaltigkeitsbilanz des Unternehmens.
Sie haben Fragen zum Thema E-Rechnung oder stehen momentan vor einer konkreten Herausforderung diesbezüglich? Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrem Anliegen. Nutzen Sie einfach unser Kontaktformular, um mit uns in Verbindung zu treten.
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